Der perfekte Terminvorschlag: So gelingt's!

Die Vereinbarung eines Termins ist ein alltäglicher Vorgang, der im Berufsleben wie im privaten Bereich eine entscheidende Rolle spielt. Ob es sich um ein Vorstellungsgespräch, ein wichtiges Kundentreffen oder eine interne Besprechung handelt, die Art und Weise, wie ein Terminvorschlag formuliert wird, kann den Erfolg maßgeblich beeinflussen. Eine klare, höfliche und vollständige Anfrage spart nicht nur Zeit, sondern hinterlässt auch einen professionellen Eindruck. In diesem Artikel beleuchten wir, wie Sie Termine effektiv vorschlagen und vereinbaren können, welche Kanäle sich dafür eignen und worauf Sie besonders achten sollten.

Die Kunst des E-Mail-Terminvorschlags: Aufbau und Inhalt

Im geschäftlichen Umfeld ist die E-Mail der bevorzugte Kanal für Terminanfragen. Sie bietet den Vorteil, dass sie professionell wirkt, flexibel ist und alle Informationen dokumentiert werden können. Doch eine bloße „Bitte um einen Termin“ reicht oft nicht aus. Eine gut strukturierte E-Mail sollte alle notwendigen Informationen enthalten, damit der Empfänger schnell reagieren kann.

Die 5 Kernelemente einer effektiven Terminanfrage per E-Mail

Eine gelungene Terminanfrage per E-Mail sollte stets die folgenden fünf Bestandteile umfassen, um Missverständnisse zu vermeiden und den Prozess zu beschleunigen:

• 1. Der Betreff: Ihr Aushängeschild
  Die Betreffzeile ist das Erste, was der Empfänger sieht. Sie muss klar und aussagekräftig sein. Ein prägnanter Betreff wie „Terminvorschlag – Bewerbungsgespräch für Position XY“ oder „Terminanfrage – Besprechung Produkt Z“ zeigt sofort den Kern der Nachricht. Vermeiden Sie leere oder zu allgemeine Betreffzeilen, da diese leicht übersehen werden oder im Spam-Ordner landen könnten.
• 2. Die Terminbeschreibung: Zweck und Inhalt
  Niemand sagt gerne einem Termin zu, dessen Anlass und Ablauf unklar sind. Beschreiben Sie kurz den Sinn und Zweck des Termins. Ist es ein Verkaufsgespräch, ein Feedback-Termin oder ein Kennenlernen? Nennen Sie auch die voraussichtliche Dauer des Gesprächs und die Beteiligten. Dies ermöglicht es dem Empfänger, sich optimal vorzubereiten. Eine Formulierung wie: „In diesem Gespräch möchten wir, mein Kollege [Name] und ich, Sie besser kennenlernen und Ihnen unser Unternehmen vorstellen.“ ist hierfür ideal.
• 3. Der Terminvorschlag: Datum, Zeit und Ort
  Dies ist das Herzstück Ihrer E-Mail. Bieten Sie nach Möglichkeit mehrere Termine an, die sich in Wochentag und Uhrzeit unterscheiden. Eine Liste mit Aufzählungszeichen macht die Vorschläge übersichtlich und erleichtert die Auswahl. Geben Sie klar an, ob es sich um ein persönliches Treffen (mit Adresse) oder ein virtuelles Meeting (mit Hinweis auf Videokonferenz) handelt. Zum Beispiel: „Bitte lassen Sie mich wissen, welcher der nachstehenden Termine für Sie am besten geeignet ist:
  • Montag, 16. März, 15:00 Uhr
  • Mittwoch, 18. März, 10:00 Uhr
  • Mittwoch, 18. März, 15:30 Uhr

  Jeder Termin ist für ca. 60 Minuten angesetzt und findet via Videokonferenz statt.“

• 4. Der Ansprechpartner: Wer ist dabei?
  Nennen Sie die Person(en), mit der/denen der Termin stattfinden soll. Wenn Sie selbst nicht die Hauptperson sind oder weitere Kollegen teilnehmen, ist deren namentliche Nennung wichtig. Auch Kontaktdaten für Rückfragen können hier sinnvoll sein.
• 5. Die Handlungsaufforderung (Call to Action): Was soll geschehen?
  Eine klare Handlungsaufforderung am Ende der E-Mail ist essenziell. Möchten Sie eine Bestätigung, einen Alternativvorschlag oder eine telefonische Rückmeldung? Formulieren Sie dies unmissverständlich. Beispiele: „Bitte senden Sie uns eine kurze Bestätigung des Termins oder einen Vorschlag für einen Alternativtermin.“ oder „Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung bis zum [Datum].“

Best Practices für die Formulierung

Neben den genannten Elementen gibt es weitere Tipps, die Ihre Terminanfrage besonders wirkungsvoll machen:

• Halten Sie sich kurz und prägnant: Eine gut verständliche E-Mail bringt alles auf den Punkt. Verwenden Sie einfache Formulierungen und vermeiden Sie unnötige Floskeln. Die E-Mail sollte so kurz wie möglich sein, aber alle notwendigen Informationen enthalten.
• Bieten Sie Flexibilität: Auch wenn Sie konkrete Termine vorschlagen, signalisieren Sie, dass Sie offen für Alternativen sind. Das zeigt Wertschätzung für den Terminkalender des anderen und erhöht die Chance auf eine schnelle Einigung.
• Nutzen Sie Listen: Wie bereits erwähnt, sind Aufzählungszeichen ideal, um Terminvorschläge übersichtlich darzustellen. Das lenkt die Aufmerksamkeit direkt auf die wichtigsten Informationen.
• Achten Sie auf den Ton-of-Voice: Passen Sie die Formulierung dem Kommunikationsstil Ihres Unternehmens und der Beziehung zum Empfänger an. Ob Sie duzen oder siezen, formell oder locker formulieren, sollte konsistent sein.

Praktische E-Mail-Vorlagen für Ihre Terminanfrage

Um Ihnen die Formulierung zu erleichtern, haben wir hier einige Mustertexte für verschiedene Situationen zusammengestellt. Diese können Sie an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Denken Sie daran, dass Höflichkeit und Klarheit stets an erster Stelle stehen.

Vorlage 1: Für ein Verkaufs- oder Beratungsgespräch

Sehr geehrte/r Herr/Frau [Nachname],

vielen Dank für das nette Gespräch auf der Messe XY und Ihr Interesse an [Name des Produkts/der Dienstleistung]. Gerne würden ich und meine Kollegin, Frau Y, Ihnen in einem ca. einstündigen Videotelefonat mehr darüber erzählen und Ihre Fragen beantworten. Folgende Termine kann ich Ihnen anbieten:

• Montag, xx.xx.xxxx um 15:00 Uhr
• Dienstag, xx.xx.xxxx um 16:00 Uhr

Bitte teilen Sie mir bis Ende dieser Woche mit, welchen der genannten Termine Sie wahrnehmen möchten. Alternativ können Sie uns gerne auch einen anderen Terminvorschlag zukommen lassen.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

Vorlage 2: Für ein Bewerbungsgespräch

Sehr geehrte/r Herr/Frau [Nachname],

vielen Dank für Ihr Interesse an einer Tätigkeit in unserem Unternehmen. Wir haben Ihre Bewerbung sorgfältig geprüft und möchten Sie gerne in einem persönlichen Gespräch näher kennenlernen.

Das Vorstellungsgespräch findet am Montag, xx.xx.xxxx von 15:00 bis 16:00 Uhr in unserem Büro in [Ort, Adresse] statt. Anwesend werden Herr Y, [Position im Unternehmen], und ich sein.

Bitte teilen Sie mir bis zum xx.xx.xxxx mit, ob Sie den vorgeschlagenen Termin wahrnehmen können. Falls nicht, setzen Sie sich bitte telefonisch mit mir in Verbindung, um einen neuen Termin zu vereinbaren. Ich freue mich auf das persönliche Kennenlernen.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

Vorlage 3: Für ein Follow-up oder eine allgemeine Besprechung

Sehr geehrte/r Herr/Frau [Nachname],

ich möchte gerne einen Termin mit Ihnen vereinbaren, um über [Thema] zu sprechen und die nächsten Schritte unseres Projekts zu planen. Das Gespräch wird voraussichtlich 30 Minuten dauern.

Welches Datum und welche Uhrzeit würde Ihnen für diesen Termin am besten passen? Ich bin in der kommenden Woche [Montag, Mittwoch Vormittag, Freitag Nachmittag] flexibel.

Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

Jenseits der E-Mail: Alternative Kanäle für die Terminvereinbarung

Obwohl die E-Mail ein Standard ist, gibt es Situationen, in denen andere Kommunikationskanäle vorteilhafter sein können. Die Wahl des richtigen Mediums kann die Effizienz der Terminvereinbarung erheblich steigern.

Telefon: Der direkte Draht

Das Telefon ist ein traditioneller und schneller Weg, Termine zu vereinbaren. Ein direkter Anruf ermöglicht es, sofortige Rückmeldungen zu erhalten und Alternativtermine direkt zu besprechen. Dies kann den Prozess erheblich beschleunigen, wenn Sie den Gesprächspartner erreichen. Allerdings kann ein unerwarteter Anruf als störend empfunden werden, und der Empfänger hat weniger Bedenkzeit als bei einer E-Mail.

Messenger-Dienste: Schnell und informell

Messenger Apps wie WhatsApp oder andere Chat-Dienste werden im B2C-Bereich immer beliebter. Sie ermöglichen eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation. Für formelle Geschäftstermine ist die Nutzung jedoch mit Vorsicht zu genießen, da sie schnell unprofessionell wirken kann. Zudem müssen datenschutzrechtliche Aspekte beachtet werden.

Online-Buchungssysteme: Die smarte Lösung

Online-Terminbuchungstools sind eine der effizientesten Methoden zur Terminvereinbarung. Tools wie Calendly oder Doodle ermöglichen es Leads und Kunden, über einen Link direkt auf Ihren virtuellen Kalender zuzugreifen und selbst einen passenden Termin auszuwählen. Dies erspart das Hin- und Herschreiben von E-Mails, automatisiert den Prozess und reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich. Sie können Termine selbst verschieben oder absagen, was die Kundenzufriedenheit erhöht.

Vergleich der Terminvereinbarungsmethoden

Der frühestmögliche Eintrittstermin in Bewerbungen: Was Personaler wissen wollen

Ein spezieller Fall der Terminvereinbarung ist die Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins in einer Bewerbung. Personalverantwortliche möchten oft schnell eine freie Stelle besetzen, daher ist diese Information für sie von großer Bedeutung.

Wann ein (nahezu) sofortiger Start möglich ist

Es gibt bestimmte Szenarien, in denen Sie einen sofortigen oder sehr zeitnahen Eintritt in ein neues Unternehmen bedenkenlos zusagen können. Wenn eine der folgenden Situationen auf Sie zutrifft, sollten Sie dies in Ihrer Bewerbung erwähnen:

• Sie sind momentan arbeitslos und aktiv auf Jobsuche.
• Sie befinden sich in einem ungekündigten Arbeitsverhältnis, wollen aber auf jeden Fall kündigen und müssen lediglich die gesetzliche oder vertraglich vereinbarte Kündigungsfrist einhalten.
• Sie haben bereits gekündigt, und Ihr Austrittstermin aus dem aktuellen Unternehmen steht fest und liegt in sehr naher Zukunft (wenige Tage oder Wochen).
• Sie haben bereits mit Ihrem aktuellen Arbeitgeber über Ihre Absicht zu kündigen gesprochen, und er hat Ihnen einen Aufhebungsvertrag zugesagt, falls Sie eine andere Stelle finden und sofort antreten können. (Dies ist allerdings selten anzutreffen.)
• Sie arbeiten derzeit in einem befristeten Arbeitsverhältnis, und Ihre Beschäftigung läuft in wenigen Wochen aus.

Vor- und Nachteile der Angabe im Anschreiben

Viele Bewerber sind unsicher, ob sie ein konkretes Eintrittsdatum angeben sollen, wenn es nicht explizit gefordert ist. Dies hat sowohl Vor- als auch Nachteile:

• Vorteile: Zeigt Engagement und ermöglicht dem Unternehmen eine bessere Planung. Wenn Sie schnell verfügbar sind und dies der Anforderung entspricht, kann es Ihre Chancen erhöhen.
• Nachteile: Ein willkürlich gewählter oder zu später Termin könnte Sie ausschließen, wenn der Arbeitgeber jemanden sucht, der sofort anfangen kann. Ein zu früh gewählter Termin könnte Sie zudem bedürftig erscheinen lassen und Ihre Verhandlungsposition schwächen. Es kann den Eindruck von mangelnder Flexibilität erwecken.

Als Faustregel gilt: Wenn Sie unsicher sind oder Ihre Situation komplex ist (z.B. lange Kündigungsfrist, Wunsch nach Aufhebungsvertrag), lassen Sie den konkreten Starttermin weg oder wählen Sie eine allgemeine Formulierung wie „zum nächstmöglichen Zeitpunkt“ oder „nach Vereinbarung“. Kommunizieren Sie Ihre Bereitschaft für einen zeitnahen Einstieg, ohne sich zu sehr festzulegen.

Praktische Formulierungen für Ihr Anschreiben

Hier sind einige bewährte Formulierungen, die Sie im Anschreiben verwenden können:

• „Derzeit befinde ich mich in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis. Unter Einhaltung meiner Kündigungsfrist stehe ich Ihnen ab dem xx.xx.xxxx zur Verfügung.“
• „Mein derzeitiges Beschäftigungsverhältnis endet regulär zum 31.08.2020. Insoweit wäre der frühestmögliche Eintrittstermin in Ihrem Unternehmen der 01.09.2020.“
• „Die Kündigungsfrist meiner aktuellen Beschäftigung beträgt XXX Wochen/Monate.“
• „Hinsichtlich des Einstiegstermins in Ihrem Unternehmen bin ich flexibel, da ich derzeit nicht vertraglich gebunden bin und Ihnen ab sofort zur Verfügung stehe.“
• „Gerne bespreche ich meine Verfügbarkeit und den möglichen Eintrittstermin persönlich im Vorstellungsgespräch mit Ihnen.“

Wichtig ist, dass Sie stets Transparenz zeigen. Wenn die Lage unklar ist, bleiben Sie ehrlich und nutzen Sie das Vorstellungsgespräch, um Ihre arbeitsrechtliche Situation genau zu schildern.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Terminvereinbarung

Sollte ich immer mehrere Termine vorschlagen?
Ja, unbedingt! Das Anbieten von zwei bis drei Alternativterminen erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sich schnell ein passender Zeitpunkt findet. Es zeigt zudem Ihre Flexibilität und erleichtert dem Empfänger die Auswahl.

Wie lang sollte eine Terminanfrage-E-Mail sein?
Eine Terminanfrage-E-Mail sollte prägnant und auf den Punkt gebracht sein. Vermeiden Sie lange Einleitungen oder unnötige Details. Alle wichtigen Informationen (Zweck, Dauer, Terminvorschläge, Ansprechpartner, Call to Action) sollten klar und übersichtlich dargestellt werden, idealerweise in wenigen Absätzen.

Was tun, wenn der vorgeschlagene Termin nicht passt?
Wenn der vorgeschlagene Termin nicht passt, antworten Sie höflich und begründen Sie kurz, warum es nicht geht. Bieten Sie umgehend eigene Alternativtermine an. Zum Beispiel: „Vielen Dank für Ihren Terminvorschlag. Leider passt mir der Termin am [Datum] um [Uhrzeit] nicht. Wären der [Datum] um [Uhrzeit] oder der [Datum] um [Uhrzeit] für Sie denkbar?“

Ist ein Terminvorschlag per Telefon unhöflich?
Nicht per se. In manchen Branchen oder bei sehr dringenden Angelegenheiten kann ein telefonischer Terminvorschlag sogar effizienter sein. Allerdings nimmt er dem Empfänger die Möglichkeit zur Bedenkzeit und zur Rücksprache mit dem eigenen Kalender. Im Zweifel ist eine E-Mail oft die bevorzugte Methode, da sie weniger aufdringlich ist und dem Empfänger mehr Kontrolle über seine Zeit lässt.

Muss ich den Zweck des Termins immer angeben?
Ja, es ist äußerst empfehlenswert, den Zweck des Termins immer anzugeben. Dies schafft Transparenz, ermöglicht dem Empfänger, sich vorzubereiten, und vermeidet Missverständnisse. Eine klare Zweckangabe spart beiden Seiten Zeit und Nerven.

Fazit

Die erfolgreiche Vereinbarung von Terminen ist eine grundlegende Kommunikationsfähigkeit, die in vielen Lebensbereichen von Bedeutung ist. Ob per E-Mail, Telefon oder über moderne Online-Buchungssysteme – Klarheit, Höflichkeit und das Anbieten von Optionen sind die Schlüssel zum Erfolg. Eine gut formulierte Terminanfrage spart nicht nur Zeit, sondern trägt auch zu einem professionellen und positiven Miteinander bei. Nutzen Sie die hier vorgestellten Tipps und Vorlagen, um Ihre Terminplanung zu optimieren und stets den gewünschten Eindruck zu hinterlassen.

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